“En tant qu’employé chez McDo, je dois apprendre à nettoyer la machine à glace. Je vais dans une réunion dans laquelle on me fait goûter une glace issue d’une machine mal entretenue et c’était pas bon. J’ai pris conscience qu’il était utile de nettoyer la machine. J’ai consulté la notice et je me suis entraîné longtemps à nettoyer la machine. Alors je me suis mis à expliquer aux autres comment il fallait la nettoyer.

C’est à ce moment que j’ai réalisé que je savais la nettoyer !”
Témoignage d’apprenance individuelle

Témoignage d’apprenance individuelle, partagé par l’un des co-auteurs du “Petit guide niortais de l’apprenance”, un livre co-écrit lors d’un atelier “Flash Livre” (“boosksprint”) animé avec Olivier My à Agile Niort 2023.

Qu’est-ce qu’un “Flash Livre” ou “Book sprint” ?

Il s’agit pour un collectif de relever le défi de produire ensemble un livre en un temps prédéfini, généralement quelques jours.

Lors d’Agile Niort 2023, nous avons ainsi produit en 3 heures un livre de 80 pages : le petit guide Niortais de l’apprenance

Comment fait-on pour organiser et faciliter un “Flash Livre” ?

C’est l’objet de cet article en deux parties…

Pourquoi réaliser un “Flash Livre“ ?

Effectivement, première question qui peut venir à l’esprit : pourquoi se lancer dans cette expérience un peu bizarre ?

Selon le site https://www.booksprints.net/ , participer à un “book sprint” (leur appellation contrôlée du processus que nous nommons “Flash Livre”) procure trois principaux bénéfices :

Produire un livre en un temps très réduit

Le temps étant fixé à l’avance, il est plus facile de monter le projet de produire un livre sur un sujet donné. Le coût fixe est budgété et maîtrisé. Le temps réduit génère une dynamique et une focalisation incomparable.

Partager de la connaissance

Le livre est produit par un groupe de personnes, en tirant parti à la fois de l’intelligence collective et du partage de connaissances des participant(e)s. C’est une forme de socialisation de l’apprentissage, par exemple pour une communauté interne.

Construire une équipe ou une communauté

Effet “Kiss Cool”, non seulement à la fin de l’expérience est produit un livre matérialisant un partage de connaissance, mais le collectif a aussi vécu une expérience dont les participant(e)s tirent une grande fierté et se souviennent longtemps. Idéal pour souder une équipe.

C’est une expérience d’agilité intense, immersive et difficilement racontable.

Les deux vidéos ci-dessous de “book sprints” auxquels j’ai participé, vous donneront un aperçu de l’aventure :

🍿Making of du « petit guide de lean management à l’usage des équipes agiles » (2013): https://lnkd.in/evHdxrm2 (3’46)
🍿Making of de « l’Agile Rocket Guide » (2016): https://t.co/PHMP1kx7di (10’05)

Voir aussi les références vers d’autres expériences sous forme d’ateliers en fin d’article…

Pourquoi un “Flash Livre” pour Agile Niort 2023 ?

Quand nous avons découvert le thème d’Agile Niort avec Olivier MY, nous avons eu envie de croiser deux convictions :

1️⃣ les « transformations agiles » gagneraient à davantage soutenir l’apprenance, en particulier organisationnelle;

L’apprenance organisationnelle fait référence à la capacité d’une entreprise à apprendre en adoptant un processus d’adaptation continue à un environnement en évolution constante et rapide. (source ChatGPT Mars 2023)

2️⃣ l’agilité n’est pas une pratique IT mais une capacité individuelle, collective et organisationnelle qui s’utilise dans d’autres champs comme…la rédaction collective de livre : les booksprints !

Définition de l’agilité par Agile 1991 et Steve Denning (2018) :

“Caractéristique qui permet à une organisation de prospérer dans un environnement de changement constant et imprévisible”.

Une des leçons exprimées par les 5 membres de l’Agile Rocket Team suite au “booksprint” de 2016 était :

Le “boooksprint” est avant tout une aventure humaine, dans laquelle on travaille ensemble,

mais surtout ON APPREND ENSEMBLE
Agile Rocket Team 2016

Il nous a donc paru pertinent de proposer aux participant(e)s de la conférence le challenge suivant :

-> Produire un livre sur l’apprenance au moyen d’un booksprint de 3h, c-à-d expérimenter l’apprenance tout en en faisant le sujet de la réflexion collective !

C’est ainsi qu’est né “le petit guide niortais de l’apprenance“.

la photo finale avec les co-auteurs – le livre est en ligne au bout de 3h d’atelier

La recette pour mieux rater son “Flash Livre” ?

-> Improviser totalement !

Exemples de stratégies efficaces pour rater :

Pour appliquer cette stratégie d’improvisation et maximiser ses chances de plantage :

Avoir envie d’écrire “un truc”, quoi ? on verra bien quand on y sera;
Le “Flash Livre” c’est bien, mais ça suffira de se retrouver quelques heures au siège ensemble pour écrire;
On a le sujet, on a le processus de production (“Flash Livre”), les collègues pour rédiger, le reste se fera tout seul…

Hé ben non, un “Flash Livre”, ça se prépare soigneusement : description pour celui d’Agile Niort.

Comment se préparer au « Flash Livre » ?

Cet atelier débuta difficilement, le temps de trouver ses repères 🎯 et de pouvoir mieux connaître ses équipiers ✌ . Finalement, les micro-étapes de cet atelier, se transformèrent de la rédaction de quelques lignes à la rédaction d’une page entière à la fin de l’atelier et ce facilement !
Kevin

Commencer avant

Un “Flash Livre” est un espace-temps court, prédéfini à l’avance, pour mettre en forme une matière commune.

Le temps de réalisation est trop court pour, à la fois, explorer et rédiger. Une grande partie de la matière doit avoir été suffisamment travaillée en amont.

Conjointement, le temps est trop court pour improviser sur place. Le processus de production doit avoir été suffisamment élaboré en amont pour que les participant(e)s puissent se mettre au travail dans les meilleures conditions, le plus rapidement possible. et même comme ça, la pente de démarrage peut encore être raide, cf. le témoignage de Kevin ci-dessus…

Cette double nécessité de préparation (contenu + processus) est d’autant plus renforcée dans le cadre d’un atelier comme celui d’Agile Niort : nous n’avions pas quelques jours devant nous, mais seulement trois heures. Trois heures pour que des personnes qui ne se connaissaient pas avant, qui n’avaient pas préparé le sujet, puissent produire de la valeur !

Il est essentiel que cette phrase de préparation aboutisse à une ambition raisonnable :

ambition car c’est un réel défi proposé aux participant(e)s;
raisonnable car il faut viser un résultat atteignable pour récompenser l’effort des participant(e)s.

Préparation du contenu

Pour l’atelier proposé à Agile Niort avec Olivier MY, nous avons distingué deux types de contenu :

1️⃣ le savoir théorique sur « apprendre »;

2️⃣ les expériences partagées par les participant(e)s.

Nous avons fait le choix de rédiger à l’avance quelques éléments sur le savoir théorique et de concentrer notre effort de production lors de l’atelier sur les histoires, les témoignages apportés par les personnes.

Une partie du livret a donc été pré-écrite !

Cela représentait une cinquantaine de pages, issues de la connaissance de Christophe et Olivier, puis renforcée par la sollicitation de ChatGPT pour nous fournir une annexe. Notre intention était d’explorer l’hypothèse selon laquelle une plateforme comme ChatGPT va rendre en partie inutile les contenus écrits de savoir théorique. Et donc de renforcer l’intérêt pour l’aspect que l’I.A. ne peut fournir : le partage de l’expérience, des témoignages, des questionnements des humains…

Structuration du contenu

Une structure précise conditionne l’homogénéité du livre et facilite la rédaction.

Inspiré par un modèle d’Olivier Devillard (voir dans le livre), nous avons structuré le livre en trois grands chapitres sur l’apprenance :

individuelle
collective
organisationnelle

Chaque chapitre commence par une introduction théorique rédigée à l’avance, les participant(es) sont invités à rédiger un complément en partageant :

questionnement
histoires
bonnes pratiques

Préparation des équipes et des itérations

Techniquement, les participant(e)s étaient répartis en table de 4, chaque groupe disposant d’un Google Doc spécifique. Le travail était décomposé en trois itérations, une par chapitre. Le découpage par itération permet de se focaliser sur des objectifs courts et d’adapter progressivement le processus en fonction des apprentissages.

A la fin de chaque itération, une intégration des Google Doc d’équipes était effectuée par Olivier dans un Google Doc Master. Le livre était donc intégré et disponible en temps réel, permettant par exemple à Christophe d’effectuer une relecture pendant les phases de production.

Challenge réussi ! Quel bénéfice ?

A la fin des 3 heures, le livre était consultable en ligne ! Il comprenait les témoignages des participant(e)s sur l’expérience :

Sacrée expérience. Très intense mais très riche. Merci Olivier MY et Christophe Keromen pour votre accompagnement dans cette mini-aventure 🙂

Ça donne envie de recommencer 🙂
Vincent

“L’auto-organisation fonctionne. Fierté de bâtir et avoir un résultat ensemble. Le temps est notre meilleur allié pour lâcher prise. Diminuer nos ambitions et enjeux (contrainte temps) nous rend particulièrement efficace. Des petites itérations pour nous ajuster et faire un reset des frustations.”
Irène

Nous sommes particulièrement touchés par l’expression de la fierté.

Pour nous, en effet, l’un des principaux signaux permettant d’évaluer l’agilité d’un collectif, c’est le sentiment de fierté ressenti par ses membres, relativement au travail accompli ensemble !

Suite de l’expérience dans la 2ème partie de cet article où nous verrons que malgré la préparation, tout ne passe pas forcément comme prévu…

Vous souhaitez faire vivre cette expérience à vos équipes ?
Contactez-nous : ckeromen@ckti.com